¿Cómo convocar asambleas en propiedad horizontal?
Existen dos tipos de asambleas en la propiedad horizontal: ordinarias y extraordinarias. Las ordinarias se celebran anualmente para informar sobre el estado financiero y administrativo, mientras que las extraordinarias abordan asuntos urgentes. Según la ley 675 de 2001, el administrador debe convocar una asamblea anual para aprobar temas clave como el mantenimiento y mejora de la copropiedad.
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En primer lugar, debemos tener claro que hay dos tipos de asambleas: ordinarias y extraordinarias. Las reuniones ordinarias se celebran anualmente y generalmente tienen como objetivo informar a los copropietarios sobre el estado financiero, operativo, administrativo, jurídico del conjunto residencial, edificio, parque empresarial o centro comercial; mientras que las extraordinarias se realizan por temas imprevistos y urgentes.
El administrador de la copropiedad, tiene la obligación según la ley 675 de 2001 de convocar por lo menos una vez al año dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal a los propietarios de los inmuebles sometidos al régimen de propiedad horizontal para informar la gestión realizada y aprobar aquellos temas relacionados con el mantenimiento, conservación y mejora de la copropiedad. Esta reunión debe ser citada y programada a través de la convocatoria de asamblea y es necesaria para que todos los residentes puedan expresar sus opiniones sobre las decisiones a tomar en la copropiedad.
Así mismo, dentro de la reunión a celebrar se tratará la situación general de la persona jurídica, se efectuarán los nombramientos cuya elección le corresponderá, se considerarán y aprobaran las cuentas del último ejercicio y presupuesto para el siguiente año el cual se prevé para proyectos relacionados con la preservación y evaluación de la copropiedad como mantenimiento, conservación y mejora de la copropiedad
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¿Cuáles son los tiempos establecidos para citar a la asamblea?
La convocatoria la efectuará el administrador, que según artículo 39 la Ley de Propiedad Horizontal el procedimiento y los plazos son 15 días calendario antes de la celebración de la asamblea que en la práctica se representan en (17 días).
El cumplimiento en los términos garantizan la transparencia en todos los aspectos relacionados con las reuniones, desde su programación hasta sus resultados finales.
a convocatoria de asamblea es un documento importante que los administradores deben prepararse con cuidado para asegurar que se cumplan todas las normativas legales. Esta convocatoria contiene la información necesaria para organizar y celebrar reuniones entre los copropietarios, por lo tanto, es imprescindible garantizar su exactitud y completitud.
La convocatoria debe explicar la siguiente información:
- Datos de la asamblea como fecha, hora y lugar
- orden del día
- Anexos: Estado de la cartera y Requisitos que establezca el RPH (reglamento de propiedad horizontal)
¿Cómo se debe enviar el comunicado?
La convocatoria la efectuará el administrador, que según artículo 39 la Ley de Propiedad Horizontal el procedimiento y los plazos son 15 días calendario antes de la celebración de la asamblea que en la práctica se representan en (17 días).
El cumplimiento en los términos garantizan la transparencia en todos los aspectos relacionados con las reuniones, desde su programación hasta sus resultados finales.
a convocatoria de asamblea es un documento importante que los administradores deben prepararse con cuidado para asegurar que se cumplan todas las normativas legales. Esta convocatoria contiene la información necesaria para organizar y celebrar reuniones entre los copropietarios, por lo tanto, es imprescindible garantizar su exactitud y completitud.
La convocatoria debe explicar la siguiente información:
- Datos de la asamblea como fecha, hora y lugar
- orden del día
- Anexos: Estado de la cartera y Requisitos que establezca el RPH (reglamento de propiedad horizontal)
Toda convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio (Edificios, Conjuntos residenciales, Parques Empresariales o Edificios de Oficinas), a la última dirección registrada por los mimos. Tratándose de asamblea extraordinaria, reuniones no presenciales y de decisiones por comunicación escrita, en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en éste.
El administrador debe enviar comunicación escrita (por el medio acordado, que puede ser físico o vía electrónica) a cada uno de los copropietarios, que a la luz de la Ley 527 de 1999 se le otorga validez jurídica y probatoria a los documentos y comunicaciones electrónicas en Colombia.
Para que una reunión del máximo órgano de la copropiedad pueda deliberar, es necesario que se haga presente un número plural de propietarios que representen al menos, más de la mitad del coeficiente de propiedad, de no cumplirse, se deberá hacer una segunda convocatoria, término que se indicará en la convocatoria para la primera reunión, si la primera fracasa; el cual debe ser como mínimo 3 días posteriores a la fecha de celebración de la primera reunión.
Consideraciones Finales
En conclusión, la correcta convocatoria de asambleas, ya sean ordinarias o extraordinarias, es fundamental para garantizar la transparencia y el cumplimiento de las normativas en la propiedad horizontal. El administrador debe asegurarse de que el proceso se realice conforme a la ley, con la información adecuada y dentro de los plazos estipulados, asegurando que todos los copropietarios estén debidamente informados. De esta manera, se facilita la toma de decisiones clave para el mantenimiento y mejora de la copropiedad, promoviendo la participación activa de los residentes en las gestiones administrativas.
