Fortaleciendo nuestro compromiso con la excelencia en la Administración Provisional
En el mes de septiembre, realizamos una enriquecedora sesión de trabajo, capacitación y socialización de experiencias junto a los administradores de nuestras administraciones provisionales. Fue una jornada para compartir aprendizajes, alinear procesos y fortalecer las competencias de nuestro equipo.
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Durante este encuentro, analizamos los retos más comunes, las mejores prácticas y las estrategias que hoy consolidan nuestra gestión como aliados estratégicos de las constructoras. Esta iniciativa forma parte de nuestro compromiso permanente con la mejora continua y la excelencia en el servicio, pilares que nos permiten garantizar experiencias de administración más efectivas, humanas y transparentes desde el primer día.
A continuación, compartimos parte de la presentación que guiamos durante la jornada, junto con un resumen del proceso que seguimos para asegurar una administración provisional sólida, ordenada y alineada con las expectativas de nuestros clientes.
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La Administración Provisional: El Primer Paso para una Copropiedad Exitosa
Cuando un proyecto inmobiliario finaliza su etapa constructiva y comienza a recibir a sus primeros propietarios, inicia un proceso clave para su sostenibilidad: la Administración Provisional. Este periodo, aunque temporal, es decisivo para asegurar la satisfacción de los compradores, la protección de la inversión de la constructora y una transición fluida hacia la administración definitiva.
¿Qué es la Administración Provisional?
Según el Artículo 52 de la Ley 675 de 2001, mientras no exista un administrador elegido por la Asamblea, el propietario inicial —generalmente la constructora— asume la administración o puede delegarla a un tercero especializado.
En otras palabras, es el momento en el que la propiedad horizontal comienza su vida operativa, y cada decisión cuenta para establecer las bases de una gestión ordenada, transparente y eficiente.
Las Etapas Clave de la Administración Provisional
Una gestión profesional se estructura en tres grandes fases que garantizan continuidad entre la obra y la operación:
1️⃣ Etapa Preoperativa: la base del orden
En esta fase se formaliza la persona jurídica de la copropiedad, se elabora el presupuesto inicial y se definen los lineamientos operativos.
Registro en Cámara de Comercio y RUT.
Apertura de cuentas bancarias exclusivas.
Planeación presupuestal según coeficientes o modelo de déficit.
Inventario de equipos, zonas y servicios esenciales.
Claves de éxito: iniciar el registro jurídico antes de las primeras entregas, proyectar gastos realistas y garantizar autonomía financiera desde el inicio.
2️⃣ Etapa Operativa: el día a día del proyecto
Aquí se implementan los protocolos de convivencia, mudanzas y adecuaciones, se actualizan los libros de propietarios y se gestiona el mantenimiento de las zonas comunes.
También se da la bienvenida a los nuevos residentes, se canalizan las garantías y se fortalece la comunicación con los propietarios.
Procesos críticos:
Recepción y verificación de bienes comunes esenciales (ascensores, bombas, planta eléctrica, redes, cerramientos).
Control de acceso y seguridad perimetral.
Manejo responsable de residuos y escombros.
Entrevistas personalizadas con propietarios para una adaptación fluida.
3️⃣ Etapa Definitiva: el cierre con excelencia
La administración provisional lidera la primera asamblea de copropietarios, donde se crean los órganos de gobierno (Consejo, Comité de Convivencia) y se elige al administrador definitivo.
Durante el empalme, HSG coordina tres entregas clave:
Administrativa y Legal: reglamento, RUT, actas, contratos y registros.
Financiera y Contable: balances, extractos bancarios y cartera.
Técnica y Operativa: planos “as-built”, manuales, garantías y actas de entrega.
¿Por qué es tan importante este proceso?
Una administración provisional eficiente evita riesgos como la pérdida de confianza, el aumento de quejas o la destrucción del valor del proyecto.
Además, protege la reputación de la constructora, consolida la satisfacción del cliente y sienta las bases para una convivencia armónica.
“Una administración provisional eficiente protege la inversión de la constructora y asegura la satisfacción del cliente desde el primer día.”
🤝 HSG Synergy: un socio estratégico para la transición
En HSG Synergy entendemos que cada proyecto tiene sus particularidades. Por eso, acompañamos a las constructoras desde la formalización jurídica hasta la entrega definitiva, garantizando procesos documentados, transparentes y listos para auditoría.
Mientras tú te concentras en construir, nosotros garantizamos una gestión sin complicaciones que mantiene la confianza y el valor de tu proyecto.
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