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Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

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Política de Privacidad y Tratamiento de datos

La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. , siendo estos de naturaleza privada, semiprivada o sensible. Por lo tanto, el tratamiento de datos realizado por HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. se debe regir por el régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue. Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el art. 18 literal f de la referida Ley, HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. adopta esta política y para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, decreto 1377 de 2013, decreto 886 de 2014, decreto único reglamentario 1074 de 2015, decreto 1759 de 2016, decreto 1115 de 2017, decreto 090 de 2018, circular 03 de 2018 de la superintendencia de industria y comercio en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales. HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. quien adelante se denominará La EMPRESA, constituida como Sociedad por Acciones Simplificada con personería jurídica otorgada mediante documento privado sin número de Asamblea de Accionistas del 8 de septiembre de 2014, inscrita el 15 de septiembre de 2014, bajo el No. 01868214, con Matrícula Mercantil No. 02498204 del 15 de septiembre de 2014 y NIT 900.770.738-4.
  • DOMICILIO La EMPRESA tiene su domicilio en la ciudad de Bogotá, Departamento de Cundinamarca.
  • DIRECCIÓN: Carrera 7B No. 108A – 69 de Bogotá D. C.
  • CORREO ELECTRÓNICO: info@hsgsynergy.com
  • TELEFÓNO: 3017809751
II. GENERALIDADES 2.1. OBJETIVO: Regular la recolección, grabación de video, almacenamiento, uso, administración, circulación, tratamiento y transferencia de los datos personales de los propietarios, empleados, ex empleados, visitantes y proveedores de HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. (“datos personales” o “datos”) para las finalidades establecidas en el presente documento. 2.2. ALCANCE: Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. 2.3. FINALIDAD HORIZONTAL SOLUTIONS GORUP SYNERGY S.A.S. tiene una base de datos en la cual se encuentran los datos personales de sus propietarios, empleados, ex empleados y proveedores, igualmente tiene una base de datos de imágenes y videos, y una base de datos de visitantes, a los cuales les da el tratamiento descrito en el manual de protección de datos personales del HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. 2.4. AUTORIZACIÓN HORIZONTAL SOLUTIONS GORUP SYNERGY S.A.S. solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que el HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S., realice el Tratamiento de sus Datos Personales. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad. Autorización Informada significa que, al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:
  • Los Datos Personales que serán recolectados.
  • La identificación y datos de contacto del responsable y del Encargado del Tratamiento.
  • Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, uso y circulación de los Datos Personales.
  • Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el numeral 6 derechos de los titulares de los datos personales.
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.
2.4.1. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
2.5. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, HORIZONTAL SOLUTIONS GORUP SYNERGY S.A.S. sólo realizará el Tratamiento de datos esto es la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Procedimiento para atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos de los titulares de datos personales Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por EL HORIZONTAL SOLUTIONS GORUP SYNERGY S.A.S. podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Para el efecto, se seguirán los siguientes parámetros establecidos, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales: CAPITULO III. DEFINICIONES Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables  para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.
  • Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.
  • Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
  • Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
CAPITULO IV. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales: 4. 1. Principio de acceso y circulación restringida El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente política, del Manual, de la  Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley. Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. será de medio y no de resultado. 4.2. Principio de Confidencialidad Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de ésta. En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones diferentes a las registrales. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. 4.3. Principio de Finalidad El Tratamiento de datos personales que HHORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así mismo con lo establecido la circular 03 de 2018 de la superintendencia de industria y comercio y el Decreto 1115 de 2018. 4.4. Principio de Legalidad El Tratamiento de Datos Personales es una actividad regulada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen. 4.5. Principio de Libertad HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos, o que, si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas y para la investigación). En los demás casos HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales. 4.6. Principio de Seguridad HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. como responsable y/o encargado del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 4.7. Principio de Transparencia HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de la empresa bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Este principio no será aplicable a las bases de datos de los registros públicos, ni a las que estén por fuera del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 conforme al artículo 2 de la citada Ley. 4.8. Principio de Veracidad o Calidad HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. garantiza que la información contenida en las bases de datos diferentes a las provenientes de los registros públicos, que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles. La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los registros públicos es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. frente a su calidad. CAPITULO V. PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento: A. Conocer los Datos Personales sobre los cuales HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. B. Solicitar prueba de la autorización otorgada a HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. para el Tratamiento de sus Datos Personales. C. Ser informado por HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales. D. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales. E. Solicitar a HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos para la atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos de los titulares de datos personales. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. en virtud de la cual fueron recolectados sus datos. F. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento. Nota: Estos derechos solamente se reconocen y garantizan sobre los datos de carácter personal de las personas naturales que se encuentren almacenados en bases de datos diferentes a la de los registros públicos En el presente documento, en secciones posteriores, define los procedimientos implementados para garantizar estos derechos. CAPITULO VI. CANALES DE ATENCIÓN 6.1. Consultas 6.1.1. Requisitos para la atención de Consultas. a. Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso. b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. info@hsgsynergy.com adjuntando la información anteriormente relacionada. c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la administración de HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. adjuntando la información anteriormente relacionada. d. La persona interesada en ejercer este derecho deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos: TITULAR
  • Comunicación escrita
  • Fotocopia del documento de identificación.
TERCERO / REPRESENTANTE / APODERADO
  • Comunicación escrita
  • Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso
  • Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada
6.1.2. Términos para la atención de consultas. Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 6.2. Reclamos El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento. El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y las presentes reglas: a. Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. b. En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. c. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles Así mismo el titular de la información puede ejercer en cualquier momento estos derechos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para ello por HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. Al respecto, HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S., tendrá en cuenta lo siguiente: a. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. b. HORIZONTAL SOLUTIONS GORUP SYNERGY S.A.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. considere pertinentes. c. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al titular y no se acredite que la misma actúa en representación legitima, se tomara como no presentada. El titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a HORIZONTAL SOLUTIONS GORUP SYNERGY S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando: a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados 6.2.1. Requisitos para la atención de Reclamos, Rectificaciones, Actualización o Supresión de datos. a. El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. y la comunicación debe contener como mínimo fecha de solicitud, descripción clara y detallada de los hechos que dan lugar al reclamo, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso. b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la reclamación por medio del correo electrónico destinado por HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. info@hsgsynergy.com adjuntando la información anteriormente relacionada. c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la administración de HORIZONTAL SOLUTIONS GORUP SYNERGY S.A.S. adjuntando la información anteriormente relacionada. d. La persona interesada en ejercer este derecho deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos: TIPO DE SOLICITANTE REQUISITO: TITULAR Comunicación escrita Fotocopia del documento de identificación. TERCERO / REPRESENTANTE / APODERADO Comunicación escrita Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada. 6.2.2. Términos para la atención de Reclamos. El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 6.3 Revocar autorización Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.  Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios, campañas, cursos entre otros. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo. 6.3.1. Requisitos para la atención de revocatoria de autorizaciones. a. La comunicación sea física o electrónica debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso. b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. info@hsgsynergy.com adjuntando la información anteriormente relacionada. c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la administración de HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. adjuntando la información anteriormente relacionada. d. La persona interesada en ejercer este derecho deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos: TIPO DE SOLICITANTE REQUISITO TITULAR
  • Comunicación escrita
  • Fotocopia del documento de identificación.
TERCERO / REPRESENTANTE / APODERADO
  • Comunicación escrita
  • Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso
  • Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada
6.3.2. Términos para la atención de Revocatorias. El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. CAPITULO VII. POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN La empresa adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para procurar la seguridad de los Datos Personales a los que les da Tratamiento, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento a éstos. Para tal fin, ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el Personal que tenga acceso a estos datos y/o a los sistemas de información. Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del Titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento son incluidas en el Programa Integral de Gestión de Datos Personales de la empresa. El Tratamiento de los Datos Personales será desde el inicio del Evento hasta el día en que HORIZONTAL SOLUTIONS GORUP SYNERGY S.A.S.  se disuelva y se liquide o hasta que se termine la finalidad para la cual fueron recolectados los Datos Personales. CAPITULO VIII. VIGENCIA La Política de Protección de datos personales tiene vigencia a partir de abril de 2022 y podrá ser modificada o actualizada en cualquier momento por EL HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY S.A.S. en cumplimiento de la ley.
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