Cómo evaluar y seleccionar una administración definitiva sin sesgos
Un proceso clave para garantizar la sostenibilidad, transparencia y eficiencia en la gestión de una copropiedad
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La elección del administrador definitivo es una de las decisiones más trascendentales en la vida de una copropiedad. De esta figura depende la correcta puesta en marcha de los procesos administrativos, financieros, operativos y jurídicos que consolidarán el proyecto inmobiliario una vez finalice la etapa provisional.
Sin embargo, en muchos casos este proceso se realiza de forma apresurada, con poca información técnica o bajo criterios subjetivos, lo que puede afectar la eficiencia y sostenibilidad de la administración en el mediano plazo.
Por ello, es fundamental establecer protocolos objetivos, criterios técnicos y un modelo de Términos de Referencia (TDR) que permitan evaluar y seleccionar al administrador definitivo con rigor y sin sesgos.
Marco normativo: ¿quién elige al administrador definitivo?
El punto de partida lo establece el Artículo 50 de la Ley 675 de 2001, el cual indica:
“La representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio o conjunto corresponderán a un administrador designado por la asamblea general de propietarios en todos los edificios o conjuntos, salvo en aquellos casos en los que exista el consejo de administración, donde será elegido por dicho órgano, para el período que se prevea en el reglamento de propiedad horizontal.”
En consecuencia, el proceso regular de elección del administrador definitivo recae en el Consejo de Administración, el cual se conforma en la primera asamblea de propietarios, convocada y liderada por el administrador provisional y la constructora.
Este consejo tiene la responsabilidad de desarrollar un proceso de selección transparente y estructurado, fundamentado en Términos de Referencia que aseguren que el perfil elegido cuente con las capacidades técnicas, financieras y humanas necesarias para la gestión de la copropiedad en su etapa definitiva.
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Elaboración de los Términos de Referencia (TDR)
Los Términos de Referencia son el documento guía que orienta el proceso de convocatoria y evaluación de candidatos.
Deben ser claros, objetivos y públicos, garantizando igualdad de condiciones para todas las empresas participantes.
A continuación se detallan los componentes esenciales:
1. Publicación y divulgación de la convocatoria
El Consejo de Administración deberá realizar una convocatoria abierta, publicando el aviso en los espacios comunes del edificio (carteleras, recepción o áreas administrativas), y podrá complementarse con su difusión a través de:
- Revistas especializadas en propiedad horizontal o gremios sectoriales.
- Grupos digitales de Facebook, WhatsApp o plataformas donde se agrupan empresas de administración inmobiliaria.
- Redes profesionales y asociaciones del sector.
Esta apertura promueve la transparencia y la competencia sana, elementos clave para la elección sin sesgos.
Criterios técnicos de evaluación
El modelo de evaluación debe incluir criterios medibles y comparables que permitan identificar el nivel de idoneidad de cada candidato.
Entre los más relevantes se destacan:
a. Capacidad y experiencia técnica
- Experiencia en proyectos nuevos o en etapa de transición (de provisional a definitiva).
- Número de proyectos recibidos directamente de constructoras.
- Casos de éxito en la recepción técnica de zonas comunes y equipos.
- Certificaciones o membresías en asociaciones del sector.
- Conocimiento normativo (Ley 675/2001, CGP, normas contables, SST, etc.).
b. Capacidad financiera y jurídica
- Estados financieros recientes o certificaciones de solvencia.
- Cumplimiento tributario y antecedentes contractuales.
- Pólizas vigentes de manejo, cumplimiento, responsabilidad civil y riesgos profesionales.
c. Conocimiento en procesos de posentrega
- Habilidad para articularse con la constructora en el proceso de entrega progresiva de bienes comunes y privados.
- Capacidad para acompañar reclamaciones técnicas sin asumir roles que no le corresponden.
d. Flexibilidad operativa y escalabilidad del servicio
Dado que en esta etapa solo se ha entregado el 51% de los coeficientes de copropiedad, el administrador definitivo deberá ajustar su esquema operativo conforme avance el proyecto y se entreguen nuevas unidades.
Por tanto, la capacidad para adaptar su servicio y equipo a la evolución del conjunto es un aspecto esencial a evaluar.
Recomendaciones estratégicas para el Consejo de Administración
- Evitar basarse exclusivamente en el presupuesto inicial definido por la constructora.
Ese presupuesto corresponde a una etapa en la que el proyecto aún no estaba totalmente habitado ni operando a plenitud.
El administrador definitivo debe construir un presupuesto realista, ajustado a las necesidades operativas y financieras del conjunto en funcionamiento. - Priorizar calidad sobre costo.
La elección debe centrarse en idoneidad técnica, trayectoria y capacidad de respuesta, no únicamente en el valor del honorario. - Incluir entrevistas técnicas.
El Consejo puede realizar entrevistas estructuradas con los candidatos, aplicando un cuestionario que explore su experiencia en:- Procesos de recibo de zonas comunes.
- Manejo de reclamaciones posventa.
- Gestión de equipos y documentación técnica.
- Articulación con consejos y comités de convivencia.
La elección del administrador definitivo no debe verse como un trámite formal, sino como una decisión estratégica que marcará la gestión y el valor patrimonial del proyecto.
El Consejo de Administración, en cumplimiento del artículo 50 de la Ley 675 de 2001, debe garantizar un proceso técnico, objetivo y transparente, respaldado por Términos de Referencia estructurados y criterios medibles.
Una selección sin sesgos, sustentada en capacidad técnica, financiera y humana, es la base para una copropiedad sólida, eficiente y sostenible desde su primera etapa de vida jurídica.
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