Guía para nuevos miembros del Consejo de Administración
Recepción de la copropiedad y primeras decisiones clave
Esta guía está dirigida a los propietarios que participarán por primera vez en la Asamblea de Copropietarios y en el Consejo de Administración de un proyecto nuevo. Su propósito es explicar, de manera clara y amigable, cuáles son sus funciones iniciales, qué aspectos deben revisar en la entrega de la copropiedad y por qué sus decisiones son decisivas para el buen comienzo del edificio o conjunto.
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Una copropiedad recién entregada es como un proyecto en construcción: cuenta con una base lista, pero necesita una hoja de ruta clara para consolidarse, regularse, protegerse y operar de manera eficiente. Las primeras inversiones y decisiones no son un gasto: son una apuesta por la seguridad, la convivencia y la valorización del proyecto.
¿Cuándo inicia formalmente la vida de la copropiedad?
La copropiedad adquiere vida jurídica cuando la constructora ha construido y vendido al menos el 51% de los coeficientes de copropiedad, según el artículo 52 de la Ley 675 de 2001. Solo entonces puede realizarse la Asamblea General de Copropietarios, donde se elige el primer Consejo de Administración. Desde ese momento, el Consejo representa a la comunidad y se convierte en su voz frente al constructor, al administrador provisional y, posteriormente, ante el administrador definitivo.
El rol del Consejo como primeros voceros de la comunidad
Ser parte del Consejo significa asumir un liderazgo inicial. Aunque no se requiere ser experto en normas o construcción, sí es importante actuar con criterio, solicitar información clara, pedir documentos por escrito y revisar con atención lo que se entrega. El Consejo será responsable de verificar el estado de la copropiedad, organizar la información, acompañar el proceso de transición y tomar decisiones fundamentales para el funcionamiento del edificio o conjunto.
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La entrega de los bienes comunes esenciales: el primer gran paso
Uno de los aspectos más importantes del proceso es la recepción de los bienes comunes esenciales, regulados por el artículo 24 de la Ley 675 de 2001. Estos son los elementos indispensables para el funcionamiento del proyecto: fachadas, cubiertas, pasillos, accesos peatonales, lobby, parqueaderos y, en general, todas las áreas que comparten los propietarios.
El Consejo debe solicitar al administrador provisional las actas y documentos que demuestren la entrega de estas zonas y su estado al momento de la transición. Esta revisión no solo es formal: permite identificar desde el principio cualquier falla, inconsistencia o aspecto pendiente por parte de la constructora.
Además, deben recibir y verificar la documentación de los equipos instalados en la etapa provisional, como ascensores, bombas, planta eléctrica, sistemas de seguridad, equipos del lobby y herramientas de operación. Todos estos elementos deben entregarse con manuales de funcionamiento, garantías, certificaciones y fichas técnicas, información esencial para su operación y mantenimiento.
Un elemento clave que deben solicitar es la matriz de mantenimiento, un documento que resume qué mantenimiento necesita cada equipo o zona, con qué frecuencia y qué recomendaciones hace el fabricante. Esta matriz permite prevenir daños, programar mantenimientos y reducir riesgos y costos futuros.
La entrega de la documentación general del proyecto
Adicional a las actas de entrega, la copropiedad debe recibir la documentación completa del proyecto. Esta información es la “cédula” de la edificación y resulta fundamental para cualquier reparación, reclamación o gestión futura.
Por ello, el Consejo debe asegurarse de recibir documentos como el Reglamento de Propiedad Horizontal protocolizado, las licencias de construcción, los planos aprobados (arquitectónicos, estructurales, eléctricos, hidráulicos, etc.), los estudios de suelos, las memorias técnicas y las pólizas relacionadas con la estabilidad y calidad de la obra. Lo ideal es que esta documentación se organice tanto en físico como en digital y quede bajo custodia del administrador definitivo, con copia disponible para el Consejo.
La entrega financiera y administrativa: información clave para iniciar ordenadamente
El tercer aspecto esencial es la entrega financiera y administrativa de la copropiedad. El Consejo debe solicitar un corte financiero completo con fecha de entrega de la administración, que contenga:
- Relación de apartamentos entregados y pendientes por entregar.
- Estado de cartera: quién debe cuotas de administración, cuánto y desde cuándo.
- Cuotas de administración facturadas a los propietarios y al propietario inicial (cuando aún tiene unidades no vendidas).
- Detalle de todos los gastos administrativos realizados, incluidos los contratos de vigilancia, aseo, mantenimiento, pagos de personal y gastos operativos.
- Inventario completo de los activos comprados: mobiliario, computadores, herramientas, radios o cualquier equipo adquirido para la operación.
Esta información permite tomar decisiones informadas, identificar inconsistencias y garantizar que la administración definitiva comience con claridad y orden.
Función esencial: elección del administrador definitivo
Entre las funciones más importantes del Consejo se encuentra la elección del administrador definitivo. Esta decisión es crítica porque el administrador será quien ejecute las decisiones de la Asamblea y del Consejo, gestione los recursos, lidere la operación diaria y se encargue de muchos temas técnicos, administrativos y financieros.
Por ello, una de las primeras tareas del Consejo debería ser elaborar términos de referencia o una convocatoria que explique claramente qué tipo de administrador están buscando. Este documento debe indicar:
- La importancia del cargo en esta etapa inicial.
- Las funciones que deberá desempeñar.
- La experiencia que se espera, especialmente en proyectos nuevos.
Se recomienda adelantar un proceso serio y riguroso, revisar hojas de vida, solicitar referencias, entrevistar candidatos y evaluar su experiencia en copropiedades similares. Aunque el costo es un factor importante, en esta etapa es fundamental priorizar la calidad y la experiencia sobre el presupuesto, ya que un mal proceso de administración inicial puede generar costos mayores a futuro.
Ser parte del primer Consejo de Administración es una responsabilidad que impacta directamente el futuro de la comunidad. No se trata de saberlo todo, sino de actuar con transparencia, pedir la información adecuada, documentar las decisiones y mantener siempre el objetivo común: proteger el patrimonio de todos y garantizar una administración sólida desde el primer día.
En esta etapa fundacional, cada decisión cuenta. Elegir bien al administrador y estructurar un proceso claro, transparente y riguroso no solo facilita la operación inicial, sino que marca el estándar de gobierno, confianza y convivencia que tendrá la copropiedad en los años siguientes. Un Consejo que actúa con criterio, información y visión de largo plazo construye comunidad desde el primer día.
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