HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY SAS, HACE CONOCER A LOS VISITANTES, RESIDENTES, COPROPIETARIOS, EMPLEADOS,
PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y DOMICILIARIOS SU AVISO DE PRIVACIDAD, DE CONFOMIDAD CON LAS LEYES DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY SAS, dando cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y su Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, asumimos nuestras obligaciones como responsables por los datos de personas a los cuales accedemos en ejecución de nuestro objeto social y el giro ordinario de nuestras actividades como Propiedad Horizontal, los cuales son indispensables para el cumplimiento de la Ley 675 de 2001 y demás normatividad aplicables.

Por lo anterior, informamos que los datos recibidos, no se distribuyen a terceros para ningún fin que sea ajeno a las actividades propias de HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY SAS. Adicionalmente, nuestros sistemas no tienen habilitada la opción para que esos datos estén públicamente disponibles y
en consecuencia, no es posible la consulta o utilización por personas ajenas a HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY SAS. A esto, se suma el hecho de que todos nuestros colaboradores que por razón de sus obligaciones contractuales o funciones como proveedores de la Empresa, tengan acceso a éstos datos, tienen el contemplados dentro de sus contratos la obligación de reservar estrictamente la información que conozcan en ejercicio de sus funciones u obligaciones, so pena de las sanciones que la misma ley prevé.

De conformidad con la normatividad en cita, es necesario que nos otorgue autorización para seguir tratando sus datos personales, la cual podrá ser revocada total o parcialmente, salvo los casos establecidos en la Ley o en la relación contractual. Nos complace hacerle saber que sus datos personales serán por nosotros utilizados única y exclusivamente para efectos de las siguientes FINALIDADES:

9.1 Finalidad para tratamiento de los datos personales de los Clientes, Copropietarios y Residentes de los clientes.

a. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar y almacenar los datos personales dentro de los sistemas y archivos de las Copropiedades.
b. Creación y administración de la cuenta del usuario.
c. Prestar el mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación comercial entre el Titular del dato personal y LA EMPRESA.
d. Proveer a los usuarios de la información necesaria, a través de la página Web y aplicación, sobre los productos de los oferentes, para formalizar la relación de consumo de dichos productos.
e. Realizar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administraciónde sistemas.
f. Prestar los servicios de la empresa y realizar el seguimiento de acuerdo con las necesidades particulares del usuario, con el fin de brindar los servicios y productos adecuados para cubrir sus necesidades específicas.
g. Realizar el envío de información de novedades, noticias, boletines, foros de educación, publicidad o marketing, ventas a distancia. Haciendo uso de medios tales como, correo electrónico, notificaciones PUSH, mensajes de texto (SMS), ofertas de productos y/o servicios encontrados en la página web y la aplicación.
h. Llevar un registro histórico de la información, con fines de satisfacción al usuario desarrollando análisis sobre los intereses y necesidades; brindando de esta manera un mejor servicio.
i. Realizar estrategias de mercado mediante el estudio del comportamiento del usuario frente a las ofertas y con ello mejorar en su contenido, personalizando presentación y servicio.
j. Elaboración de prospecciones comerciales y segmentación de mercados.
k. Realizar encuestas de satisfacción y ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad y servicio postventa, para calificar el servicio y la atención por medio de los canales dispuestos para ello.
l. Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos de los usuariosde la empresa o tercero; y direccionarlos a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
m. Presentar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control, y tramitar los requerimientos realizados por entidades administrativas o judiciales.
n. Usos administrativos, comerciales y de publicidad que se establezcan en los acuerdos suscritos con los clientes Titulares de la información.
o. Gestión contable, económica, fiscal y administrativa de clientes.
p. Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período
de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
q. Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente a proveedores con los que La Empresa desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social. Asimismo, se podrá hacer transferencia a los aliados estratégicos de la empresa para que ejecuten actividades de marketing, publicidad y promociones asociadas con el objeto social; todo de acuerdo con las disposiciones de la normativa colombiana.
r. Remitir información a los Encargados del tratamiento para facilitar y mejorar la calidad del servicio de LA EMPRESA.
s. Solicitar la autorización de cobro ante las entidades definidas y autorizadas para ello.

9.2 Finalidad de tratamiento de los datos de los trabajadores y candidatos a contratistas de la Empresa y las Copropiedades clientes

a. Clasificar, almacenar y archivar los datos personales de los candidatos de los procesos de selección.
b. Verificar y obtener referencias de personas naturales o jurídicas, antiguos empleadores suministradas por los candidatos en hojas de vida, formularios, entre otros.
c. Entregar o transmitir la información a terceros encargados de los procesos de selección.
d. Verificar, comparar y evaluar las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección.
e. Cumplir con los deberes legales a los que está obligada la empresa.
f. Envío de ofertas de trabajo.
g. Realizar mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación laboral entre el Titular del dato y LA EMPRESA.
h. Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
i. Realizar registros de gestión económica, contable, fiscal y administrativa, para la gestión de cobros y pagos, de facturación y de cumplimiento de obligaciones financieras.
j. Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
k. Contacto de un acudiente en caso de emergencia.
l. Asegurar a los empleados al Sistema de Seguridad Social.
m. Realizar la gestión de recursos humanos en temas relacionados con la formación, trabajo temporal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y gestión del empleo, selección de personal, control de horario y, en general, asuntos relacionados con nómina.
n. Realizar la gestión relacionada con las prestaciones sociales laborales, pensiones, subsidios y otras prestaciones económicas.
o. Solicitar información sobre cuentas de crédito, depósito, cumplimiento de obligaciones financieras y gestión de fondos pensionales para el acatamiento de las obligaciones a que haya lugar y el normal desarrollo de la relación laboral.
p. Tramitar la elaboración de certificaciones relativas a su condición de empleado tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, etc.
q. Seguridad y control de acceso a los edificios.
r. Informar a los clientes sobre el equipo de trabajo.
s. Realizar los reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control.
t. Tramitar las respuestas a los requerimientos de entidades administrativas o judiciales.
u. Todos los demás usos administrativos, comerciales y laborales que se establezcan en los contratos
o que deriven de su actividad laboral.
v. Análisis y evaluación de la formación académica del empleado.
w. Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente
a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
x. Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de La Empresa, de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana

9.3 Finalidad del tratamiento de los datos personales de Proveedores de la Empresa y de los Clientes

a. Solicitar o realizar consultorías, auditorías, asesorías o servicios relacionados con los proveedores.
b. Cumplir con los procesos internos de la empresa en materia de administración de proveedores y contratistas.
c. Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
d. Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
e. Mantener un registro de la información de proveedores.
f. Realizar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control y/o responder a los requerimientos de entidades administrativas.
g. Realizar gestiones de proveedores y de cobros y pagos.
h. Realizar el registro y control de entrada y salida de las instalaciones de LA EMPRESA.
i. Verificar la información aportada por los proveedores, para controlar y prevenir el fraude.
j. Gestionar procedimientos administrativos para desarrollar cualquier otra actividad en cumplimiento de la relación entre proveedores y LA EMPRESA.
k. Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
l. Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de La EMPRESA, de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
m. Todos los demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad.

9.4 Finalidad del tratamiento de los datos personales de los Titulares en general

a. Realizar el envío de información relacionada con actividades, noticias, eventos, contenidos de interés, y demás servicios que sean ofrecidos por la EMPRESA.
b. Cumplir con la normatividad vigente en Colombia para las Sociedades por Acciones Simplificada, incluyendo, pero sin limitarse a cualquier requerimiento de las entidades de inspección, vigilancia y control o las autoridades.
c. Realizar encuestas con fines estadísticos y relacionadas con los servicios o actividades de La EMPRESA.
d. Contactarlo a través de correo electrónico, llamadas telefónicas y otros medios de mensajería electrónica equivalentes, como las notificaciones, en relación a actualización o culminaciones informativas relacionadas con los eventos o actividades realizadas en la EMPRESA.
e. Atender requerimientos judiciales o extrajudiciales de autoridades del poder público de la República de Colombia.
f. Cumplir con los protocolos de vigilancia, con el fin de garantizar la seguridad y protección de los bienes sociales, reducir los riesgos para los bienes privados, así como la protección de las personas que puedan encontrarse en los mismos, llevando a cabo las respectivas comprobaciones, registros y prevenciones necesarias.
g. Documentar el trámite de un reclamo o solicitud ante una autoridad pública, un tercero o para obtener la indemnización de un reclamo ante una Compañía de Seguros por Pólizas suscritas por la EMPRESA.

Nos permitimos recordar sus derechos como titular de datos personales registrados en HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY SAS:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización para la utilización de datos personales por parte de La Empresa.
3. Ser informado del uso que le demos a sus datos personales.
4. Solicitar una relación de sus datos personales obrantes en La Empresa.
5. Revocar la autorización para tratar sus datos personales.
6. Suministrar sus datos personales únicamente a aquellas personas que la Ley ó Usted nos autorice.
7. Negarse a entregar información que la ley cataloga como sensible o de menores de edad.

Ahora bien, tal como lo permite el numeral 4, del artículo 2.2.2.25.2.7 del decreto único reglamentario 1074 de 2015, si dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes no recibimos su autorización, entenderemos que está de acuerdo con nuestra política y seguiremos realizando el tratamiento de datos personales de acuerdo con los fines establecidos en la política, cumpliendo a cabalidad las leyes
aplicables.

Para cualquier efecto o ejercicio de sus derechos, o consulta de la Política Integral de Tratamiento de Datos Personales, puede contactarse con HORIZONTAL SOLUTIONS GROUP SYNERGY SAS, mediante comunicación escrita, en la ciudad de Bogotá D. C., a la Cra. 7B # 108A – 69, ó mediante correo electrónico a la dirección: info@hsgsynergy.com y en nuestra Página Web: www.hsgsynergy.com