Protocolos de entrega de zonas comunes y equipos a la administración: claridad, trazabilidad y confianza en la etapa inicial
La entrega de zonas comunes y equipos a la administración es uno de los procesos más relevantes en la etapa inicial de cualquier proyecto bajo el régimen de propiedad horizontal. No solo representa la transferencia material de bienes y equipos, sino también el punto de partida para una gestión responsable, trazable y sostenible de los activos que conforman la copropiedad.
Confía en una administración profesional que prioriza el bienestar de la comunidad y la buena gestión.
Contáctanos y conoce cómo podemos ayudarte.
El artículo 24 de la Ley 675 de 2001 establece el marco legal que regula este proceso, precisando las condiciones, momentos y obligaciones que deben cumplirse para garantizar una entrega formal, transparente y documentada.
Comprender su alcance y aplicarlo correctamente evita conflictos posteriores entre propietarios, constructores y administradores.
Marco normativo: lo que indica la Ley 675 de 2001, artículo 24
El Artículo 24 – Entrega de los bienes comunes por parte del propietario inicial dispone que:
“Se presume que la entrega de bienes comunes esenciales para el uso y goce de los bienes privados de un edificio o conjunto, tales como los elementos estructurales, accesos, escaleras y espesores, se efectúa de manera simultánea con la entrega de aquellos según las actas correspondientes.
Los bienes comunes de uso y goce general, ubicados en el edificio o conjunto, tales como zonas de recreación y deporte y salones comunales, entre otros, se entregarán a la persona o personas designadas por la asamblea general o en su defecto al administrador definitivo, a más tardar cuando se haya terminado la construcción y enajenación de un número de bienes privados que represente por lo menos el cincuenta y uno por ciento (51%) de los coeficientes de copropiedad.”
Este artículo también establece que la entrega deberá incluir documentos de garantía de ascensores, bombas, plantas eléctricas y demás equipos, así como los planos de redes eléctricas, hidrosanitarias y de servicios públicos domiciliarios.
Asimismo, los parágrafos 1° y 2° precisan que, en proyectos por etapas, la entrega debe realizarse respecto a los bienes esenciales concluidos en cada fase y que los bienes entregados deben coincidir con el proyecto aprobado y el reglamento de propiedad horizontal.
¡Contacta a Nuestros Expertos en Propiedad horizontal!
Una administración profesional, enfocada en los resultados y en el bienestar de tu comunidad.
Claridad entre bienes comunes esenciales y no esenciales
Uno de los retos más frecuentes al momento de la entrega es la falta de claridad sobre qué bienes comunes son esenciales y cuáles no.
Esta distinción es fundamental para evitar interpretaciones erróneas y garantizar que los propietarios comprendan qué elementos son parte del mantenimiento inicial del proyecto y cuáles serán asumidos posteriormente por la copropiedad.
Los bienes comunes esenciales incluyen, entre otros:
- Fachadas y estructuras.
- Accesos, escaleras y corredores.
- Lobbies, ascensores y rampas.
- Redes eléctricas e hidráulicas generales.
Por su parte, los bienes no esenciales abarcan zonas de recreación, salones comunales y áreas complementarias que se entregan una vez el proyecto supera el 51% de los coeficientes de copropiedad.
Rol del administrador provisional en la recepción
El administrador provisional es el responsable de recibir formalmente los bienes comunes esenciales y verificar su estado operativo al momento de la entrega.
Para ello, es recomendable que la constructora y la administración elaboren actas de entrega formales donde conste:
- El inventario de equipos y zonas entregadas.
- El estado funcional y estético de los mismos.
- La fecha y condiciones de la entrega.
- Las observaciones técnicas relevantes.
Como medida de respaldo, se sugiere acompañar cada entrega con fotografías y videos que evidencien el estado real de los bienes en el momento de la recepción.
Este registro visual es clave para evitar futuras controversias y establecer una línea base del mantenimiento preventivo.
Comunicación y cultura de cuidado en zonas comunes
Además de recibir los bienes, el administrador provisional debe desarrollar una estrategia de comunicación pedagógica con los propietarios.
Mediante comunicados, cartillas o piezas visuales, puede invitar al cuidado responsable de las zonas comunes esenciales, promoviendo comportamientos preventivos respecto al uso de corredores, ascensores, escaleras o accesos principales.
Estas acciones tempranas fortalecen la cultura comunitaria y reducen el deterioro prematuro de los espacios comunes.
Documentación técnica y gestión documental
Toda la documentación generada durante el proceso —planos, manuales, fichas técnicas, garantías y protocolos de mantenimiento de equipos— debe ser incorporada dentro del archivo de la administración, bajo un esquema de gestión documental organizado y verificable.
Esta información técnica no solo debe estar disponible para el administrador provisional, sino también ser socializada en la primera asamblea de propietarios y posteriormente entregada al administrador definitivo al momento del relevo administrativo.
Contar con una documentación completa y accesible garantiza continuidad operativa, transparencia y cumplimiento normativo.
Conclusión
La entrega de zonas comunes y equipos no es un trámite administrativo: es un proceso técnico y jurídico que define el punto de partida para la buena gestión del proyecto.
Aplicar lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 675 de 2001, establecer protocolos claros de entrega, y promover una comunicación activa entre constructora, administrador y propietarios permite construir confianza, trazabilidad y sostenibilidad operativa desde el primer día.
En definitiva, la formalidad en la entrega y la cultura de cuidado son los cimientos sobre los cuales se edifica la vida útil y la buena convivencia en la propiedad horizontal.
🤝 HSG Synergy: tu aliado estratégico en administración de P.H.
En HSG Synergy entendemos que la entrega de las zonas comunes es un momento decisivo para cualquier proyecto. Por eso implementamos protocolos claros, trazables y alineados con la normatividad, que garantizan que cada espacio —desde las áreas recreativas hasta los cuartos técnicos— se entregue en óptimas condiciones y con la documentación adecuada.
Acompañamos a constructoras y propietarios en todo el proceso, asegurando una experiencia organizada, verificable y libre de improvisaciones.
Mientras tú avanzas en nuevos desarrollos, nosotros nos ocupamos de que la entrega de las zonas comunes sea ordenada, transparente y confiable, protegiendo la satisfacción de los propietarios y el valor de cada proyecto.
📧 Contacto: info@hsgsynergy.com
📞 (+57) 300 7541839
¡Descubre tu nueva administración!
Somos una elección confiable para administrar tus conjuntos, edificios, proyectos en construcción, entre otros. Escríbenos y conoce más:
301 7809751